Ik zal van start gaan met me kort even aan jullie voor te stellen. Ik ben Valerie D’Eer en sinds september 2008 ben ik werkzaam bij KPMG als auditor. Tijdens mijn opleiding Toegepaste Economische Wetenschappen was ik graag bezig met boekhouden. Het leek me dan ook een hele uitdaging om in de auditsector te stappen!
Maandag
Vandaag start ik de week bij een klant voor een kwartaalnazicht. Sommige klanten zijn beursgenoteerd en moeten dus elk kwartaal een nazicht laten uitvoeren. Mijn klant heeft op 30 juni Q2 beëindigd. We starten dan een paar dagen later met onze audit zodat de klant voldoende tijd heeft gekregen om het kwartaal af te sluiten.
Net zoals mijn andere collega’s kom ik tegen half 9 toe bij de klant. Maandagochtend wordt er altijd wat bijgepraat over het weekend en dergelijke. Ook nog even de mailbox checken en daarna gaan we van start.
Voor we met onze audit kunnen starten ga ik informeren op de boekhouding of ze ons de cijfers kunnen bezorgen. Wanneer we deze in ontvangst hebben genomen kan ik starten met het maken van de Eureka. Eureka is een programma dat we gebruiken voor het maken van de proef- en saldibalans. Ik word hierbij geholpen door mijn supervisor aangezien het de eerste keer is dat ik dit moet doen. Hij legt me grondig uit waar ik zeker op moet letten zodat ik het de volgende keer zelfstandig kan proberen.
Zodra deze af is kunnen mijn teamleden en ik beginnen met ons nazicht.
Ikzelf ga van start met het controleren van de addities van het vast actief. Hiervoor contacteer ik de boekhouding zodat ze me de database kunnen bezorgen waarin alle nieuwe investeringen van Q2 staan. Hieruit maak ik dan via MUS een selectie. MUS is een KPMG tool waarmee je statistisch onderbouwde steekproeven kan maken. Wanneer ik mijn selectie gemaakt heb stuur ik deze door naar de boekhouding zodat ze mij zo snel mogelijk de onderliggende documentatie kunnen bezorgen.
Ik sluit de dag af met het opzoeken van de wisselkoersen, op 30 juni 2009, voor de vreemde valuta’s die de klant gebruikt. Deze wisselkoersen zal ik later nodig hebben bij het controleren van de deposito’s die de klant heeft in vreemde valuta.
Dinsdag
Aangekomen bij de klant rond half 9. Ik check men mailbox en zie dat ik een mailtje heb ontvangen van één van de accountants. Hij heeft de nodige documentatie, die ik nodig had voor het testen van de addities, opgezocht. Ik ga bij hem langs en hij zet de nodige documentatie op mijn memorystick. Aangezien het een vrij grote klant is, neemt het controleren van de nieuwe investeringen veel tijd in beslag. Het is belangrijk dat ik goed naga of de geboekte investeringen wel degelijk als vast actief geboekt mochten worden en niet als kost in de P&L. Hierbij krijg ik dan ook de nodige uitleg van mijn supervisor.
Terwijl ik volop bezig ben met het nakijken van de documentatie vraagt één van de supervisors me om mee te gaan naar een meeting. Het is een meeting in verband met de voorraad. Momenteel ben ik nog niet bezig met de voorraad, maar vanaf Q3 zal ik hiervan een stukje overnemen.
Ik sluit de dag verder af met het documenteren van het testwerk op de investeringen. Wanneer dit volledig afgewerkt is, print ik de nodige documenten af. Later zal mijn in-charge nagaan of alles in orde is of nog bepaalde zaken opgevraagd dienen te worden.
Woensdag
Net zoals anders kom ik rond half 9 toe bij de klant. Ik start de dag met het auditen van de cash & banks. Hiervoor ga ik langs bij het Cash Management Team. Zij bezorgen mij de nodige bankafschriften voor de verschillende bankrekeningen. Naast de bankafschriften krijg ik ook een overzichtje van hen met de door hen gehanteerde wisselkoersen op 30 juni 2009. Deze wisselkoersen ga ik dan vergelijken met degene die ik maandagavond heb opgezocht. Deposito’s en bankrekeningen in vreemde valuta moeten namelijk omgerekend worden naar euro voor ze op de balans komen. Bij het bekijken van de leadsheet (= proefbalans) van cash & banks zie ik dat de klant ook enkele deposito’s bezit. Deposito’s zijn termijnrekeningen waar de klant voor bepaalde tijd geld op zet. Ook hiervoor heb ik onderliggende informatie nodig. Het Cash Management team bezorgt mij hiervoor de door hen ontvangen bankconfirmaties.
Na het documenteren van de Cash & Banks ga ik van start met het nagaan van de interesten die de klant moet betalen of gaat ontvangen op derivaten die ze bij verschillende bankinstellingen aanhouden. Derivaten zijn afgeleiden van financiële instrumenten. De te betalen of te ontvangen interest heeft namelijk een effect op de P&L dus het is belangrijk dat deze juist zijn. Ik ga hiervoor langs bij iemand van Treasury. Het Treasury departement geeft me een overzicht van alle lopende derivaten op 30 juni 2009. Om zeker te zijn dat ze de juiste interestbedragen in de boeken hebben staan, vraag ik de bankconfirmaties op die ze ontvangen hebben van de desbetreffende banken. Het Treasury team houdt een map bij met alle ontvangen confirmaties. De nodige confirmaties ga ik kopiëren en sluit ik aan met hun overzicht.
Omdat ik toch bezig ben met het opzoeken van bankconfirmaties komt een collega me vragen of ik voor haar ook enkele confirmaties wil opzoeken en wil aansluiten. Zij is namelijk bezig met de leningen die de klant heeft bij verschillende bankinstellingen. Ook hierop moet de klant interest betalen.
Wanneer ik alles gekopieerd en gedocumenteerd heb, is het tijd om naar huis te vertrekken.
Donderdag
Vandaag mag ik van start gaan met een walkthrough voor Payroll en Leveranciers. We krijgen namelijk van de klant enkele procesbeschrijvingen met interne controles die van toepassing zouden moeten zijn. Door middel van een walkthrough gaan we dan het ganse proces doorlopen van A tot Z om na te gaan of alles daadwerkelijk gebeurt zoals beschreven in deze procesbeschrijvingen.
Voor de walkthrough van Payroll heb ik iemand van de Payroll afdeling nodig. Ik loop even langs bij de Manager Compensation and Benefits en vraag of hij vandaag even tijd voor me heeft. Ik heb geluk, deze namiddag lukt nog net. Zo heb ik alle tijd om me voor te bereiden voor deze meeting.
Als voorbereiding op de meeting lees ik de procesbeschrijving grondig door en schrijf ik de belangrijkste stappen en controles op. Na de lunch ga ik terug bij hem langs en overlopen we de procesbeschrijving. Dit is nodig om na te gaan of bepaalde zaken nog veranderd zijn gedurende het jaar. Voor alle stappen/ controles in het proces vraag ik een voorbeeldje zodat ik dit samen met mijn walkthrough kan documenteren. Na de meeting keer ik terug naar het lokaal waar ik en mijn collega’s zitten te werken. Ik schrijf alle informatie uit die ik tijdens de meeting heb verzameld en documenteer de voorbeelden. Ondertussen stuur ik ook een mailtje naar de boekhouding om te vragen wie me zou kunnen verder helpen met de walkthrough voor Leveranciers.
Ik sluit de dag af met het lezen van de procesbeschrijving voor Leveranciers. Net voor ik mijn pc wil afsluiten komt er nog een mailtje binnen. Ik mag morgen om 9uur langsgaan bij de Chief Accountant voor de Leveranciers te bespreken!
Vrijdag
Net zoals de andere dagen komt iedereen rond half 9 toe. Naar goede gewoonte brengt er iemand op vrijdag koffiekoeken mee voor het ganse team. Dit is natuurlijk een leuke starter voor de laatste dag van de week!
Om 9u ga ik naar de boekhouding voor de meeting die ik daar heb in verband met Leveranciers. Ook hier overloop ik de hele procedure zoals bij de walkthrough van Payroll en vraag ik de nodige printscreens voor enkele voorbeelden van controles die zij in het proces hebben zitten. Na de meeting documenteer ik alles in mijn werkpapier.
Deze middag hebben we een leuke afsluiter van de week. We krijgen met het ganse team een rondleiding door heel het bedrijf. Aangezien het een Telecom bedrijf is beschikken zij over een zeer grote ruimte met servers die heel indrukwekkend is.
Na de rondleiding is het tijd om naar huis te gaan. Het weekend kan van start gaan.