Dit was een globaal overzicht van het leven als boekhouder/accountant en wat er allemaal bij komt kijken. Maar wat doen wij zoal tijdens de werkuren? Dit zal ik kort uit de doeken doen in de volgende paragrafen.
Maandag
Een doordeweekse maandag begint met iedereen een goeiemorgen te wensen en ‘en passant’ te achterhalen wat de collega’s zoal hebben uitgespookt in het weekend. En ieder brengt dat door op zijn manier uiteraard. Er worden altijd wel boeiende verhalen verteld over de gebeurtenissen die ze hebben meegemaakt in het weekend. Vanwaar mensen het idee hebben dat boekhouders saaie mensen zijn, ik weet het niet hoor. Die stelling is bij ons toch zeker niet waar.
Dit gezegd zijnde kunnen we beginnen aan onze werkdag. Allereerst moeten de timesheets van vorige week ingebracht worden in Naomi. Dit is een registratiesysteem waarin je kan zeggen hoeveel uur je gepresteerd hebt voor een bepaalde klant, zodat KPMG haar facturen op basis daarvan kan opmaken. Dit wordt nauwlettend opgevolgd en dus moet je dagelijks bijhouden wat je voor welke klant hebt gedaan.
Daarna bekijken we even de mails die binnengekomen zijn sinds vrijdagavond. Verrassend genoeg zijn er wel degelijk mensen die in het weekend niet hebben stilgezeten. Na snel uit te maken of er dringende zaken bij zijn, kunnen we ons concentreren op de orde van de dag. Uiteraard kan je jezelf geen boekhouder noemen zonder de nodige boekingsdocumenten, facturen en bankuittreksels te zien passeren.
We spenderen dan ook de nodige tijd aan het inboeken van de facturen. Soms houdt ons dat een hele week bezig (vooral de kwartaalaangiftes van de BTW). Vandaag heb ik nog enkele facturen die moeten geboekt worden en kan ik daarna aan de bankuittreksels en loondocumenten beginnen. Als het echt te druk is, schieten die er soms over en worden die pas tegen de eindperiode van de kwartaalaangiftes ingeboekt. Daarna is het tijd om naar huis te gaan.
Dinsdag
Vandaag heb ik wat opzoekwerk gekregen. Er moet onderzocht worden of er roerende voorheffing moet betaald worden op intresten betaald aan een andere onderneming. Er zijn verschillende invalshoeken en uitzonderingen die het ingewikkeld maken, maar des te interessanter. Mijn eerste gedachte is om in de database ‘Monkey’ informatie te vergaren over het al dan niet verschuldigd zijn van de roerende voorheffing.
Dat is altijd mijn eerste uitvalsbasis als ik iets moet opzoeken. De meeste wetgevingen staan daar mooi opgelijst per artikel, met bijkomende uitleg in mensentaal. Per artikel kan je dan kijken of er bijzondere arresten of rechtspraak is, die je kunnen helpen of die je tenminste kan gebruiken als precedent. Als we niet zeker zijn van ons stuk, wegens te weinig bruikbare rechtspraak, kunnen we nog altijd een ruling aanvragen bij de administratie.
In ons geval blijkt het om een dochteronderneming te gaan, die intresten betaalt aan de moederonderneming. In dat geval is de roerende voorheffing vrijgesteld volgens de Europese wetgeving. Er moet nog wel een formulier opgesteld worden waaruit blijkt dat de aangevraagde vrijstelling gegrond is.
In de namiddag houd ik me bezig met enkele probleemgevallen die ik ben tegengekomen de afgelopen dagen. Een klant gaat een dienst uitvoeren in het buitenland en vraagt aan ons hoe ze de factuur moet opstellen. Is dit met Belgische BTW of zonder? Wordt er verlegging toegepast? Is er een verschil of ik factureer aan buitenlandse ondernemingen of particulieren?
Allemaal vragen waarop we een antwoord moeten verzinnen en staven via de wetgeving. Het moeilijkste is nog om de wetgeving zo te lezen en begrijpen dat je het kan vertalen naar de klant toe, zodat ook zij dat begrijpen.
Na wat opzoekwerk ben ik tot 2 mogelijke antwoorden gekomen en ben ik niet echt 100% zeker van mijn stuk. Gelukkig zijn er nog de collega’s van de andere afdelingen die me kunnen helpen. In dit geval is dat de afdeling Tax & Legal: Indirect Tax Practice ofte ‘BTW’.
Zij zijn gespecialiseerd in dat soort dingen en krijgen dan ook dagelijks zulke vragen binnen.
In dat opzicht is werken bij KPMG een echte luxe. Doordat de verschillende afdelingen vlakbij zitten, kan je altijd bij de specialisten terzake om uitleg vragen. Gaat het nu om BTW, vennootschapsbelasting of personenbelasting, altijd staat er wel iemand klaar om je te helpen.
Woensdag
Vandaag breng ik mijn dag door bij een klant. Sommige van mijn collega’s moeten meermaals per week naar de klant om daar hun boekhouding te voeren om zo een goede opvolging mogelijk te maken van de klanten en leveranciers. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het werk bijgehouden kan worden. Anders zou alles in de week voor de BTW-aangifte moeten gebeuren en dit is gewoonweg niet denkbaar.
Ik moet niet alleen de facturen inbrengen van één onderneming, maar van een aantal ondernemingen die allemaal met elkaar verbonden zijn als zustervennootschappen. Dit zorgt voor extra administratie. Zo moet je een klare kijk kunnen behouden over de leveranciers van de verschillende vennootschappen. Het gebeurt regelmatig dat er een leverancier wordt betaald vanuit de zustervennootschap en dat je dit moet regelen via de R/C. Wakker blijven is de boodschap!
Het klantencontact is echt verrijkend. Naarmate je meer aanwezig bent en de mensen hun vertrouwen wint, merk je de appreciatie van hen. Zij zijn blij dat er iemand hun zaak cijfermatig in het oog houdt en de dringende zaken met hun bespreekt. Zo zitten we regelmatig samen om de leverancierslijst te overlopen en te zien welke betalingen er dringend moeten gebeuren, of om te zien of een rappel terecht is of niet.
De dag zit er op voor vandaag. We hebben de mensen weer kunnen helpen en we keren dus met een goed gevoel huiswaarts.
Donderdag
Vandaag hou ik me bezig met een afsluiting op eindejaarsdatum. Dit is een groot deel van mijn takenpakket als assistant. Het voorbereiden van de afsluiting ter nazicht van de manager op het dossier. We hebben daarvoor een speciaal programma ter beschikking dat het ons in vele opzichten gemakkelijker maakt. Na het boeken van alle facturen in het boekhoudprogramma, kunnen we de cijfers inlezen in het afsluitprogramma en gaan we van daaruit aan de slag.
De cijfers moeten een getrouw beeld geven van de werkelijkheid en dus gaan we die controleren via een aantal logische checks. Zo kijken we of er 12 maanden huur betaald of geïncasseerd is, of alle facturen van telefoon en energiekosten verwerkt zijn. En terwijl we dat doen, proberen we ook alles te documenteren, door kopies in de kaften te steken of door details te maken in het programma. Dit is handig als er later een controle op het dossier zou zijn. Zo kunnen wij gemakkelijk de nodige gegevens verschaffen aan de controleur en hoeven we geen kostbare tijd te steken in het achterhalen van het hoe en waarom van een boeking.
De klanten en leveranciers krijgen nog eens extra aandacht om er ons van te vergewissen dat alles wat openstaat op eindejaarsdatum, werkelijk nog niet betaald is geweest. Ook kijken we naar de op te maken facturen en de te ontvangen facturen die betrekking hebben op dit boekjaar. We bekijken de eventuele leningen die lopen via de vennootschap en controleren via de aflossingstabel of alle maanden gedekt zijn en alles juist geboekt is.
Eén van de moeilijkste opdrachten is echter het afstemmen van de lonen met het loonattest. Dat krijgen we van het sociaal secretariaat en toont wat er in de loop van het jaar is gebeurd. In een ideale wereld klopt dit meteen met het saldo van de boekhouding, maar als je een onderneming hebt met tientallen werknemers is een foutje snel gemaakt.
Een andere taak bestaat erin om de nodige fiches 281.50 en 281.20 op te maken. Sinds vorig jaar is de wetgeving inzake de fiches 281.50 veranderd. Voor de leveranciers die geen factuur opmaken moeten wij als klant een fiche opmaken dat een bewijs levert voor hun inkomsten. Hierbij denken we aan de notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders als meest voorkomende voorbeelden in de praktijk. De transportkosten en buitenlandse leveranciers vallen ook onder deze regeling alsmede de kortingen die op een aparte factuur zijn uitgereikt.
De fiches 281.20 wordt meestal opgemaakt door het sociaal secretariaat, maar wij kunnen een aanvullende fiche maken voor de voordelen in natura die meestel niet gekend zijn door het secretariaat. Denken we hier bijvoorbeeld aan het gebruik van de firmawagen.
Na een dag zwoegen kan ik mijn werk gerust achterlaten bij de manager ter nazicht.
Vrijdag
Vanmorgen zijn de documenten binnengekomen van onze klant waar we tevens de aangifte personenbelasting voor moeten maken. Ik zet me er dan ook aan om zo snel mogelijk te beginnen. Meestal zijn er nog enkele onduidelijkheden of attesten die ontbreken en dan hebben we de tijd om deze op te vragen voor de deadline. Voor de meeste mensen hebben we een volmacht om de aangiftes via Tax-On-Web in te dienen en dat geeft ons uitstel tot eind oktober. Er moeten wat telefoons gebeuren met de banken om de niet geleverde fiscale attesten van hun leningen te bekomen en daarna begin ik met het invullen van de aangifte in het programma dat wij gebruiken om een voorbereidende berekening te kunnen afgeven aan de klanten.
Na een korte middagpauze moet ik nog wat vensoc’s voorbereiden. Dit is een manier om de aangiftes vennootschapsbelasting elektronisch in te dienen bij de administratie. Die aangiftes worden voorbereid door mijn collega’s die werken op dat bepaald dossier en dat wordt dan nagekeken door onze fiscale cel die daar dagelijks mee te maken heeft. Als die hun goedkeuring hebben gegeven, kan de aangifte in pdf-formaat opgemaakt worden om samen met de nodige bijlagen verstuurd te worden.
Na een vermoeiende werkweek gaan we samen met nog enkele collega’s iets drinken. Dit gebeurt op regelmatige basis. Soms gaan we iets drinken of we maken tijd vrij om ‘s middags te gaan lunchen in een van de plaatselijke brasseries. Dat komt de teamgeest alleen maar ten goede.