IT Advisory is een relatief jonge afdeling binnen KPMG die gespecialiseerd is in het uitvoeren van IT audits en advies opdrachten.
De dienstverlening van onze afdeling is er voornamelijk op gericht de risico’s m.b.t. IT bij organisaties tot een acceptabel niveau te brengen zodat zij erin slagen bepaalde objectieven te halen. Dit doen we d.m.v. een doorlichting van risico’s en controles van de systemen, processen en organisaties. De objectieven die organisaties stellen, classificeren wij onder drie grote pijlers, nl. ‘Governance and Compliance’, ‘Growth’ en ‘Performance’.
Als dé IT auditor bij KPMG voeren wij een groot deel van onze opdrachten uit in het kader van de jaarrekeningcontrole in opdracht van onze collega’s van de KPMG Bedrijfsrevisoren.
Gezien de markt waarin KPMG zich situeert en de aard van onze activiteiten zijn de typische klanten van IT Advisory grote internationale bedrijven – of onderdeel ervan - die een eerder complexe en dus boeiende IT omgeving hebben.
Hierna kan u lezen hoe één van mijn werkweken er onlangs heeft uitgezien:
Maandag
Net terug van een vakantie te Malta start ik mijn week vol positieve energie. Gezien mijn klantenbezoeken in West- en Oost-Vlaanderen vandaag start ik mijn dag thuis en verwerk ik de ‘backlog’ van mails die ik gisteren – zondag – nog niet helemaal kon verwerken.
Iets na 9u vertrek ik naar een voor mij nieuwe klant in het Kortrijkse die deel uitmaakt van een internationale groep in bouwmaterialen. De vergadering daar zal ik samen houden met de IT Manager van het bedrijf en mijn collega Evelien van de KPMG Bedrijfsrevisoren. Het is deze laatste die de opdrachtgever is voor die IT Audit. De bedoeling is een goed inzicht te bekomen van de IT omgeving daar om op die manier over voldoende informatie te beschikken om de verdere aanpak van de IT audit als onderdeel van de financiële audit vast te leggen. Eén van onze voornaamste taken als IT auditor hier is heel specifieke interne controles te identificeren en te evalueren waaruit moet blijken in welke mate onze collega’s van financiële audit daarop kunnen steunen als onderdeel van hun eigen werkzaamheden. Dergelijke werkzaamheden worden typisch voorafgegaan met het bekomen van een algemeen overzicht van de IT omgeving. Zo dien ik bijvoorbeeld te weten te komen in welke mate de functie van IT lokaal wordt ingevuld, en welk deel van de IT centraal – in het buitenland - wordt beheerd. Het centrale deel zal door onze collega’s in het buitenland worden afgedekt.
Als voorbereiding voor de vergadering heb ik het bestaande dossier doorgenomen en een goede maand terug een gesprek gehad met financieel audit manager Wim van kantoor Gent die mij de onderneming en haar activiteiten heel goed situeerde. De agendapunten had ik reeds een drietal weken geleden per email naar de IT Manager verzonden om zo het efficiënte verloop van de meeting te verzekeren.
Na het afronden van de meeting rond de middag rijd ik rechtstreeks naar ons kantoor in Gent. Dit laat mij toe mijn verdere werk te vervullen op efficiënte wijze zonder teveel tijd te verliezen in de wagen. Goed meegenomen is dat ik daar de audit manager Wim ook direct mondeling reeds kan briefen over het verloop de meeting deze ochtend bij zijn klant. Met hem spreek ik af later deze week een inschatting te maken van de uit te voeren werkzaamheden en uiteraard het budget. Voor de lunch eet ik nog snel een broodje in een sandwichbar vlakbij.
Om 14u vertrek ik dan naar een klant in het Gentse die in de ‘entertainment industry’ zit. Ook hier gaat het om een opdracht in het kader van de financiële audit. Op de vergadering zijn aanwezig de ‘IT Director’ en de ‘Director Internal Audit’. Het is een vergadering die ons moet toelaten in te schatten hoe we onze verdere IT audit werkzaamheden daar dienen in te plannen het komende jaar. Eerder had ik reeds een gesprek met audit manager Anke van kantoor Antwerpen de ‘audit approach’ te bespreken en meer bepaald onze betrokkenheid als IT auditor daarbij. Op de agenda staat het overzicht van de op te volgen werkpunten zoals vorig jaar opgelijst evenals het bekomen inzicht van de werkzaamheden van interne audit. Onze verdere werkzaamheden zullen in de maanden van november, december en januari worden uitgevoerd door mijn collega’s Kim, Belinda en Wim.
Na de vergadering rijd ik huiswaarts om van daaruit verder te werken en zodoende niet te veel tijd te verliezen met rijden. De rest van de namiddag en vooravond spendeer ik aan het verwerken van de informatie die ik vandaag verkreeg ter verdere planning. Ik werk aan een eerste inschatting met betrekking tot de opdracht waarvoor ik deze ochtend een meeting had. Rond 19u30 sluit ik af.
Dinsdag
Vandaag dien ik vroeg te vertrekken gezien ik de file dien te vermijden om op tijd op kantoor te komen. Ik heb nog altijd heel wat achterstand van administratie in te lopen door mijn verlof en klantenwerk gisteren. Rond 7u30 kom ik aan op kantoor Brussel. Na die eerste kop koffie begin ik onmiddellijk met het noodzakelijke kwaad: administratie van ‘time en expenses’. Verder dien ik o.a. nog een factuur op te maken m.b.t. één van mijn grootste adviesopdrachten waarbij wij fungeren als interne IT auditor – een project waarop wij jaarlijks meer dan 1.000 manuren aan werken.
Rond 9u begin ik met het verder finaliseren van de rapportage m.b.t. een project waarvan de ontwerpen tijdens mijn verlof werden afgewerkt door de ‘in-charge’. Na het uitvoeren van aanpassingen stuur ik onze documenten door naar de klant ter validatie van onze bevindingen. Het is pas na die validatie dat ik onze finale ‘deliverables’ kan doorsturen naar onze collega’s van de KPMG Bedrijfsrevisoren.
Om 11u start ik met het verder verfijnen van het trainingschema voor onze drie nieuwe starters dit jaar: Benjamin, Andy en Dorien. Zij zijn pas afgestudeerd en zullen overmorgen (donderdag) in onze afdeling starten. Zij maken deel uit van een zestigtal andere afgestudeerden die dit jaar bij KPMG beginnen. Als ITA-trainingcoördinator heb ik onder andere de verantwoordelijkheid om de trainingagenda op te stellen. Uiteraard gebeurt dit in ruggespraak met de verschillende collega’s. Ook neem ik contact op met andere Advisory-afdelingen om de gemeenschappelijke sessies te coördineren. Het overzicht van de trainingen stuur ik na de lunch in ons restaurant uiteindelijk ter info door naar alle betrokkenen.
In de namiddag brief ik collega Belinda over onze opdracht die volgende week zal starten bij de klant waar ik gisterenmiddag nog op bezoek was. Daarbij leg ik haar uit wat we allemaal moeten doen en hoe de beschikbaarheid van onze klant eruit ziet. Dit moet haar toelaten de werkzaamheden verder in detail te plannen en de nodige vergaderingen vast te leggen bij de klant.
Rond 15u start ik met het opmaken van onze “ITA Planning Dashboard”. Als planningcoördinator binnen onze afdeling ben ik verantwoordelijk voor het rapporteren van de cijfers m.b.t. onze planning en de mogelijke planning issues te identificeren en te helpen oplossen. Deze cijfers worden wekelijks op woensdag besproken op onze management meeting. Na het uitvoeren van de updates van onze ‘figures’ en na de uitvoering van de nodige controles maak ik een print-out voor alle managers. Dit moet ons toelaten morgen efficiënt door de cijfers te gaan en de nodige acties te definiëren.
Rond 18u rijd ik naar huis.
Woensdag
Vandaag moet ik vroeg op ons kantoor in Kontich zijn want om 7u30 reeds start onze wekelijkse management meeting. Het is een ontbijtmeeting waarbij zowel planning als sales pipeline aan bod komen. Ik start met de planning update via onze “ITA Planning Dashboard”. Planning issues worden besproken samen met de geplande ‘workload’ of ‘chargeability’ de komende maanden. Dit is uiteraard een goede barometer van onze performantie. Verder worden op die meetings de nieuwe en bestaande sales opportuniteiten besproken om op die manier een goed overzicht te krijgen van onze ‘forecast’ en om onze toekomstige workload beter te kunnen inschatten. Daarbij geeft elke manager een overzicht van zijn opportuniteiten.
Na die meeting rond 10u30 dien ik direct naar kantoor Brussel te rijden. Daar moet ik een finale kwaliteitscontrole doen over onze rapporten voor één van onze grootste klanten in de automobielsector. Bij die klant vullen wij de interne IT audit functie voor een groot deel in. Ik dien ook contact op te nemen met de verantwoordelijke bij onze klant om te bevestigen dat zij deze week onze ‘deliverables’ kunnen verwachten.
Tussendoor krijg ik de onverwachte vraag van onze collega’s van KPMG UK om zo snel mogelijk feedback te geven over een update van een intern controle testplan van één van onze klanten waarbij we in november onze audit gaan starten. De validatie van dit testplan is cruciaal om onze audit in november vlot te laten verlopen. Ik engageer mij die review tegen uiterlijk komende vrijdag uit te voeren. Om mijn werk vrijdag vlot te laten verlopen vraag ik collega Wim het document tegen vrijdag te vergelijken met dat van vorig jaar en de wijzigingen aan te duiden. Zo kan ik vrijdag focussen op de essentie en dus mijn eigen tijdsbesteding hieraan tot een minimum beperken.
Rond 19u beslis ik mijn werkdag te beëindigen en rijd ik naar huis.
Donderdag
Ik vertrek rond 6u15 in de ochtend want ik moet naar kantoor Brussel en wil absoluut die dagelijkse lange file op de E40 vermijden. Ik kom aan rond 8u.
Na het à jour zetten van de planning van de projecten waarvoor ik verantwoordelijk ben contacteer ik telefonisch één van mijn klanten om een advies te bespreken die we een aantal weken geleden per mail doorstuurden. Deze had mij een mail gestuurd om nog wat extra toelichting te krijgen.
Tijdens de dag krijg ik een onverwachte vraag van KPMG Nederland om een specifieke rapportering te doen m.b.t. de resultaten van onze audit bij één van onze klanten waarvan de hoofdzetel in Nederland zit. Gezien de dringendheid ervan neem ik dadelijk contact op met de klant om op die manier tegen volgende week uiterlijk onze rapportering naar Nederland toe te kunnen verrichten.
Verder houd ik mij nog bezig met het verfijnen van de planning voor de projecten waarvoor ik verantwoordelijk ben. Ik neem ook contact op met collega Benoit om de haalbaarheid te bespreken van het testen van bepaalde systeemcontroles in een ERP pakket bij de klant waar ik maandagochtend een meeting had. Dit laat mij toe de aanpak verder te verfijnen en te finaliseren.
Rond 17u start een verplichte interne Risk Management training waarop ik mij had ingeschreven. Deze training duurt tot 19u en heeft als doelstelling de communicatie van een update van het KPMG beleid omtrent Risk Management als onderdeel van onze dienstverlening naar klanten toe. Zo gaat het onder andere over correspondentie naar klanten toe en confidentialiteit. Dit alles moet de kans op mogelijke claims naar KPMG verminderen.
Direct na die training vertrek ik huiswaarts.
Vrijdag
Vandaag kan ik wat later vertrekken thuis gezien ik een hele dag op kantoor kan werken en de eerste vergadering slechts start rond 10u. Ik vertrek rond 8u en na de gebruikelijke file rond dat uur kom ik aan op kantoor rond 9u45. Ik heb nog even de tijd om mijn laptop aan te sluiten en mijn collega’s te zien en dan start de vergadering. Het is een vergadering waarbij we van ons ‘Markets’ departement feedback krijgen van het onlangs uitgevoerde ‘client care’ programma. Daarbij werd de tevredenheid van één van onze grootste accounts geëvalueerd. Als onderdeel van die evaluatie wordt een actieplan opgesteld om op die manier de klantenrelatie te verbeteren.
Na de middaglunch start ik met de review van het controle testplan van één van onze klanten. Het versturen van de feedback vandaag naar collega’s in de UK was woensdag afgesproken. Intussen heb ik reeds de verschillenanalyse van Wim ontvangen zodat ik mij kan focussen op de wijzigingen sinds vorig jaar en op die manier heel efficiënt deze taak kan uitvoeren. Na een tweetal uur werk stuur ik mijn commentaren door naar KPMG UK. Zij zullen deze commentaren doorgeven aan de klant.
Na die opdracht doorloop ik nog vlug mijn planning en agenda van volgende week. Dit is mijn wekelijkse routine die mij helpt het weekend met gerust gemoed aan te vatten.
Ik vertrek reeds rond 15u30 naar huis want om 19u ga ik samen met collega Bart gaan eten met één van onze voornaamste contactpersonen gaan eten van een grote klant in de cosmeticasector. Het diner gaat door te Antwerpen.
Ik kom rond 17u30 thuis en daar bereid ik nog mijn timecard voor deze week voor. Rond 18u15 vertrek ik naar Antwerpen voor het diner. Mijn weekend is nu gestart.